Reserva, contrato, chaves. E a documentação?
Reúna fichas cadastrais e documentos de locatários, fiadores e proprietários em um só lugar. Veja o que falta receber e revisar para seguir com a locação.
Seu cliente responde no navegador do celular · sem aplicativo, conta ou senha
De olho no prazo
A reserva tem prazo. A documentação também.
Defina até quando o cliente deve responder e quem da equipe vai acompanhar cada solicitação. Na lista, veja o que vence hoje, está perto do prazo ou já atrasou. Você também identifica o que falta enviar e quais respostas aguardam revisão para saber onde concentrar a atenção.
- Veja quais solicitações vencem hoje.
- Encontre as respostas que aguardam revisão.
- Se faltarem itens obrigatórios, lembretes automáticos chegam por e-mail ou WhatsApp após 24 horas sem atividade e no dia do prazo.
Ficha cadastral de locação no celular
Troque o PDF por uma ficha online
Monte um modelo com os dados, os documentos e as orientações que sua imobiliária já pede. O cliente abre o link no celular e preenche uma seção de cada vez, sem imprimir nem instalar aplicativo. As respostas ficam salvas automaticamente, e ele pode continuar depois pelo mesmo link.
- Inclua CPF, data de nascimento e estado civil.
- Explique como preencher cada campo.
- Reutilize o modelo na próxima locação.
Documentos organizados
Cada documento no seu campo
RG, comprovante de renda e comprovante de residência ficam junto das respostas, cada um no campo certo. Inclua orientações como “frente e verso” ou “últimos três meses” para o cliente saber o que enviar. Ele pode tirar fotos pelo celular ou anexar PDFs, sem deixar os arquivos perdidos no meio de uma conversa de WhatsApp.
- Receba fotos em JPG ou PNG e arquivos PDF.
- Reúna até 20 arquivos por campo, com até 15 MB cada.
- Solicite uma correção no documento que veio ilegível.
Uma ficha por pessoa
Locatário, fiador e proprietário sem misturar documentos
Use campos e orientações diferentes para o cadastro do locatário, a documentação do fiador e os documentos do proprietário. Cada solicitação tem seu próprio link e prazo. Na revisão, confira a matrícula do imóvel em garantia e os comprovantes do fiador sem misturar esses arquivos com a documentação do locatário.
- Locatário preenche o cadastro e envia comprovantes de renda e residência.
- Fiador informa seus dados e envia comprovantes de renda e matrícula atualizada.
- Proprietário recebe uma solicitação separada da do locatário.
Captação do imóvel
A captação também cabe na ficha online
A ficha de captação reúne dados do proprietário, do imóvel e do condomínio. Em vez de marcar dezenas de “sim” e “não” no papel, o proprietário toca nas opções que se aplicam, como elevador e churrasqueira.
- Solicite a matrícula atualizada e o carnê do IPTU junto com a ficha.
- Use campos em reais para aluguel, condomínio e IPTU.
- Configure campos de escolha única ou múltipla para as características do imóvel.
Perguntas frequentes
O que é o Documentando para imobiliárias?
O Documentando é um sistema online para imobiliárias montarem fichas e reunirem dados e documentos de locatários, fiadores e proprietários. A equipe pode criar a ficha cadastral de locação, a ficha de captação do proprietário e campos para documentos como RG, comprovantes de renda e matrícula do imóvel em garantia. Cada pessoa recebe automaticamente um link por e-mail ou WhatsApp para responder, com lembretes automáticos e revisão de cada item pela equipe em tempo real.
Posso usar a ficha cadastral que a imobiliária já tem?
Sim. Recrie sua ficha em um modelo, com as seções, os campos e as orientações que você já usa. A cada locação, crie uma solicitação a partir dele e ajuste o que precisar, sem alterar o modelo original.
Como incluir os dados do cônjuge na ficha do fiador?
Inclua no modelo uma seção com os dados e documentos do cônjuge, como certidão de casamento e comprovantes de renda. Na hora de montar a solicitação, ajuste os campos conforme o caso.
Posso reunir os documentos do proprietário já na captação?
Sim. Na mesma solicitação, inclua campos para os documentos do proprietário e do imóvel, com orientações sobre o que anexar em cada um.
E se o comprovante de renda vier ilegível?
Solicite uma correção no próprio item e explique o que precisa mudar, por exemplo: “Envie uma nova foto, com o documento inteiro e os valores legíveis”. Se o cliente ainda não voltou à solicitação para ver a orientação, ele recebe um aviso automático por e-mail ou WhatsApp. Depois, envia o novo arquivo no mesmo campo, sem refazer o restante da ficha.
O cliente consegue mandar tudo antes de a reserva do imóvel expirar?
Assim que você cria a solicitação, o cliente recebe o link automaticamente por e-mail ou WhatsApp. Ele pode preencher a ficha pelo navegador do celular, sem criar conta nem instalar aplicativo. A equipe acompanha as respostas em tempo real e já pode revisar cada item conforme chega, sem esperar a ficha inteira.
Os documentos dos clientes, como RG, CPF, holerite e matrícula do imóvel, ficam seguros?
Os arquivos ficam armazenados com criptografia, e os downloads só podem ser feitos por links temporários autorizados. A equipe pode gerar um novo link de acesso, invalidando o anterior, e consultar o histórico de quem enviou, aprovou ou solicitou correções. Consulte nossa Política de Privacidade e o Acordo de Tratamento de Dados.
Como funciona o restante do processo?
Envio do link, revisão, conclusão e exportação são iguais para qualquer solicitação. Veja o passo a passo em Como funciona.
Prepare a ficha para a próxima reserva
Crie sua conta e monte um modelo com os dados e documentos que sua imobiliária solicita. Na próxima locação, é só criar a solicitação a partir dele.
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